Van solo idee naar gezamenlijke geïnspireerde actie: maak samen je plan visueel
Je hebt een geweldig idee. Een lekker ambitieus jaarplan dat jouw team naar een hoger niveau tilt. Of een project dat écht het verschil gaat maken voor jullie klanten. En je wil graag dat iedereen er net zo blij van wordt als jij.
Hoe pak je dat aan? Hoe zorg je er voor dat mensen zich betrokken voelen, zich verbinden aan plan, en er actief aan bijdragen? Hier komt visueel samenwerken om de hoek kijken. Lees verder om te zien hoe je jouw verlangen naar betrokkenheid vertaalt naar acties.
Waarom visueel samenwerken je plan sterker maakt
Iedereen in jouw team kijkt anders naar een plan. De één wil meteen weten wat hij moet doen, terwijl de ander eerst het grotere plaatje wil zien. En zelfs áls we er een groter plaatje bij hebben, zien we allemaal iets anders voor ons. De een ziet beren, de ander mogelijkheden. De een focust op acties, de ander op randvoorwaarden, of op het proces.
In taal sla je niet zo makkelijk hier een brug tussen. In beeld wél. Met een visuele werkvorm of tool geef je makkelijker overzicht, bied je inzicht en laat je - letterlijk! - zien wat mogelijk of nodig is.
Maar hoe pak je dit aan zonder dat het een artyfarty project wordt? Dat doen we superconcreet. En we beginnen met het eind voor ogen.
Wat is je gedroomde resultaat?
Wat ís er als het klaar is? Als je verhaal verteld is, het idee concreet gemaakt, het jaarplan helder op papier? Wat is er dan concreet - een presentatie, een plaat, een visueel overzicht - en wat heeft dat voor effect op je collega's of je klanten? Wat is er dan gebeurd en hoe zie je dat?
Stel: ik wil met mijn team een inspirerend jaarplan hebben waar we in één oogopslag zien waar we aan gaan werken en waarom, dan is mijn gedroomde resultaat:
- dat ik een plaat heb waar iedereen bij betrokken is,
- en waar we eens per maand omheen kunnen staan en evalueren hoe het gaat
- zodat iedereen zich betrokken voelt bij wat we als team doen
- en we zien dat we vooruitgang boeken.
Als je dit zó helder voor ogen hebt dan weet je wat je concreet wil bereiken, en zo kun je de volgende stap zetten, namelijk
Wat is nodig om daar te komen?
Als je weet waar je nu staat en waar je naartoe wil, dan kun je makkelijker bepalen wat er nodig is om er te komen. Brainstorm eens welke tussenstappen er mogelijk/nodig/wenselijk zouden zijn, en leg ze dan op volgorde. Zo kan een stappenplan ontstaan voor de aanpak.
In het voorbeeld van een visueel jaarplan waar iedereen bij betrokken is, kan ik op de volgende stappen komen:
- van tevoren thema’s bedenken
- ruimte reserveren voor nieuwe thema’s als dat nodig is
- een template hebben waarop we de ideeën verzamelen
- met elkaar een metafoor bedenken voor wat we het komende jaar gaan doen
- bedenken hoe ik de teamleden kan betrekken bij het resultaat, waar moet ik rekening mee houden?
- een sessie organiseren waar alle teamleden input leveren, met elkaar in een ruimte, zodat we zien wat er ontstaat. Dat wil ik graag op een inspirerende en verbindende manier doen
- een draaiboek maken voor die sessie, inclusief materialen en werkvormen
- het laten uitwerken van wat verzameld is tot een overzichtelijke plaat
- afspreken met elkaar hoe we die plaat gaan gebruiken
Hoe kan je dat visueel ondersteunen?
Wat je kunt zien, begrijp en onthoud je beter. Papier geeft je de ruimte om visueel te denken en te verzamelen. En daar kan je in je stappenplan mee aan de slag.
Verzamel bijvoorbeeld de thema’s op post-its op een flipovervel om te bepalen wat je wel en niet gaat gebruiken.
Ontwerp je op basis van je thema's en het verloop van je sessie een template om in de sessie te gebruiken, zodat er ruimte is om alle input te overzien. Hieronder zie je een canvas waarmee je je template kunt ontwerpen.
Bedenk op welke manier je de ruimte voor de sessie kunt inrichten om het speels en inspirerend te maken. Kun je bijvoorbeeld met tape de ruimte indelen?
En welke visuele werkvormen kun je in de sessie gebruiken om iedereen te inspireren en te laten bijdragen?
Werk het visueel uit - en gebruik het!
Je sessie heeft plaatsgevonden, en nu heb je een visueel template vol tekst, tekeningen, post-its die samen je plan vormen. Maar in deze vorm is het lastig leesbaar. Zorg dan dat je deze eerste versie uitwerkt, bijvoorbeeld door een er praatplaat of info-illustratie van te maken.
Als je er met je team eens per maand omheen wil staan en aan de hand van de plaat wil kijken waar je staat en hoe je verder gaat: zorg dat het een aantrekkelijke en overzichtelijke visual op groot formaat is waar je met z’n allen op kunt kijken. Dat hoef je niet zelf te doen, daar kun je ook hulp voor inschakelen.
Tips om visueel samenwerken effectief te maken
Maak het samen. Vul niet alles zelf van tevoren in, maar betrek je team bij de werkvormen. Dit creëert betrokkenheid en eigenaarschap.
Houd het simpel. Geen ingewikkelde tekeningen, dat is helemaal niet nodig. Pijlen, cirkels, blokjes en stokpoppetjes zijn voldoende.
Gebruik het voor de vooruitgang. Je visuals hoeven geen momentopname te zijn, je kunt ze gebruiken als levend document. Zo worden het letterlijk werktekeningen.
Met visuele tools die je helpen om visueel samen te werken, maak je van je abstracte ideeën een concreet gezamenlijk plan. Je team ziet wat er moet gebeuren en weet waar jullie samen naartoe werken. En dat alles op een manier die overzichtelijk, inspirerend en vooral haalbaar is. Meer weten? Ik vertel je graag hoe je dat kunt aanpakken.