Hoe je concrete keuzes maakt in je teamplan (en je veel meer bereikt)

Herken je dit? Je werkt met je team aan je teamplan, maar concrete keuzes maken is lastig. Er komt altijd véél meer in dan jullie kunnen behappen. Of er staan onderwerpen in die zo vaag en multi-interpretabel zijn dat er niet veel mee gebeurt. Of het proces om tot dat plan te komen voelt stroperig, stroef en saai aan. De uitkomst is in ieder geval geen inspirerend en richtinggevend plan, en het brengt geen beweging in je team.

Jammer toch? Want als je geen concrete keuzes maakt, weet je niet zo goed wat je met elkaar te doen hebt. Ik stip hieronder 3 belangrijke uitdagingen aan bij het maken van concrete keuzes in je plan, en hoe je daar in je volgende teamplansessie mee aan de slag kunt.

‘Als je niet weet waar je naartoe gaat, brengt iedere weg je erheen’

Geen groter plaatje, geen doel, missie of visie voor je werk of je team? Dan maakt het voor je teamplan allemaal niet uit, en kan je van álles kiezen om te doen. Je plan voelt dan als los zand. En dat is zonde, want a. dat inspireert niet en b. je bereikt veel minder dan mogelijk is. Met een groter doel, een inspirerende missie of visie wordt het makkelijker kiezen. Dan wéét je waar je aan hebt bij te dragen. Dan heb je als team een gezamenlijke richting en het gevoel dat je de handen ineen slaat.

Tip: begin met helder en zichtbaar maken wat je koers is. Waar draag je als team aan bij? Welke visie heb je op de wereld waar je je in beweegt? Welke stip op de horizon wil je zetten, met elkaar? Breng dat in beeld en maak het tastbaar. Bijvoorbeeld door het met elkaar te tekenen, of door met LEGO® Serious Play® te bouwen aan jullie grotere plaatje.

Zoveel te doen, zo weinig tijd…

Misschien is jouw team wel een ideeënfontein. Zitten jullie boordevol plannen en steeds nieuwe projecten en aanvullende inzichten. Dat voelt heerlijk energiek, creatief en vol mogelijkheden, maar het voelt ook als een onmogelijke opgave. Je hebt namelijk maar beperkt de tijd. En als je álles aandacht wil geven, is er niks écht af straks. Of doe je een beetje aan van alles. 

Meestal gebeurt dit omdat we overschatten wat we kunnen doen. En op den duur is dat frustrerend. Omdat er maar weinig echt af komt, of de aandacht krijgt die het nodig heeft.

De tip: je hoeft niet alles tegelijk te doen. Je kunt kiezen wat je nu doet en wat je voor ‘later’ bewaart. Ook hier: maak het zichtbaar. Breng alles in kaart wat je als team zou willen doen, en bepaal dan met een visueel grid welke onderwerpen of projecten de grootste impact hebben en (bijvoorbeeld) het minste geld kosten. Zo maak je zichtbaar wat écht belangrijk is. Maak daarna een tijdlijn met maximaal 3 projecten of thema’s per kwartaal. Pas als die ‘af’ zijn, mag een andere opgepakt worden. En: spreek ook eens af wat je allemaal niet/niet nu gaat doen. Geeft ook rust.

Ik zie ik zie wat jij niet ziet (en dat is echt zo)

Soms lijkt het of je het met elkaar eens bent over wat er moet gebeuren het komende jaar. Maar gaandeweg valt op dat iedereen een ander spoor volgt. Is je teamplan bijvoorbeeld te vaag en abstract beschreven, waardoor iedere collega letterlijk een ander beeld heeft van wat nodig is. En dan kost het weer extra tijd om onduidelijkheid uit de weg te ruimen.

Tip: wees scherp op vaagtaal. Kun je het begrijpelijk uitleggen aan je buurjongen van 15? Is het concreet genoeg dat je het kunt tekenen? Doe dat dan. En gebruik een heldere, concrete omschrijving van dat wat je met elkaar gaat doen.

Ik zie waar we met elkaar aan werken!

Moraal van het verhaal: als je met je team concrete keuzes maakt en die met elkaar in het oog hebt, dan ontstaat er helderheid en energie.

De ultieme tip: gebruik beeld zowel in het proces als bij het resultaat. Je teamplansessie kun je met visuele hulpmiddelen - templates, werkvormen, LEGO® Serious Play® - effectief en inspirerend maken, en als je van je plan een plaat maakt die je in het oog kunt houden, blijf je ook met elkaar op koers.

Weten hoe je dat voor jouw teamplan kunt aanpakken? Kom eens praten over jouw uitdaging, ik denk graag met je mee.