Stel je voor: het is eind december, en ergens tussen het kerstdiner en de oliebollen neem je even de tijd om stil te staan bij wat je dit afgelopen jaar hebt bereikt. Heb je dan een jaarplan dat je uit de la trekt (of in Excel opzoekt)? En check je dan of wat ‘de bedoeling’ was er ook écht van is gekomen? Leun je daarna tevreden achterover, want je wéét dat je plan heeft bijgedragen aan je succes?
Zo ja: gefeliciteerd! Jij kunt datzelfde proces herhalen en volgend jaar ben je dan (waarschijnlijk) even tevreden. Je hoeft niet verder te lezen…
Zo nee, lees dan even verder. Vooral als je dacht ‘oh, ja, dat jaarplan… Dat heb ik wel, maar wáár heb ik het opgeborgen? En wat stond er ook alweer in?’. Of als je dacht ‘oeps, het is er wéér bij ingeschoten: die opleiding/dat passieproject/de evaluatie van programma zus of zo/
Ken je dat: ‘uit het oog, uit het hart’? Dat geldt voor lieve en leuke dingen en mensen, maar net zo goed voor dat wat we in ons werk afspreken maar daarna niet goed voor ogen hebben. Zoals een jaarplan, dat ergens in een stapel ligt te verstoffen, of in je digitale bibliotheek op de verkeerde plank staat opgeslagen.
Wat je in zicht houdt, blijft hangen. Beter hangen. En daar kun je van profiteren. Bijvoorbeeld door je jaarplan visueel te maken en op te hangen waar jij (of je team) het ziet. En waar je het liefst eens in de zoveel tijd bij stilstaat om te bekijken hoe het er voor staat. Grote kans dat je zo stap voor stap die doelen haalt. Of op tijd bijstuurt omdat je ziet dat sommige dingen achterhaald zijn. Of je op tijd beseft dat er iets anders op je pad is gekomen dat urgenter en belangrijker is, en je je jaarplan mag aanpassen.
Zo’n visueel jaarplan hoeft geen kunstwerk te zijn, maar juist een inspirerend overzicht van wat je dit jaar allemaal voor elkaar wil krijgen. En daar hoef je niet voor te kunnen tekenen.
Met deze drie stappen maak je een visueel jaarplan dat je inspireert.
Stap 1 - Verzamel
Begin bij het begin, neem er wat ongestoorde tijd voor, en verzamel wat tekenmateriaal. Een paar stiften, post-its, tape, blanco papier (hoe groter hoe beter, vind ik persoonlijk). Hang het niet storen bordje op de deur en you are good to go.
De eerste stap is het verzamelen van de bouwstenen voor je jaarplan. Wat jij in het zicht wil houden, moet werken voor jóu. Dat hoeven dus niet alleen je doelen te zijn, dat kan van alles zijn. Je visie, je missie, wat je wil leren, je (verwachte) mijlpalen, belangrijke projecten, wat je uitdagingen zijn (en hoe je die te lijf wilt gaan), KPI’s, een SWOT analyse…
Als jij het belangrijk vindt om in het zicht te houden, dan kan het materiaal voor je jaarplan zijn. In deze fase verzamel je alles wat je te binnen schiet.
Doe een braindump, op losse post-its. Één onderwerp per post it. Kort en krachtig, in tekst en - als het even kan - in beeld. Stokpoppetjes en simpele icoontjes volstaan.
Klaar? Leg het nog een poos weg, slaap er een nacht over, of ga even een ommetje maken. Er valt je vast nog iets te binnen wat je wil toevoegen. Doe dat. En ga dan over tot stap 2
Stap 2 - Cluster
Dat je álles hebt geïnventariseerd, betekent niet dat het allemaal even belangrijk is. En lang niet alles hóeft in je visueel jaarplan. Tijd om te clusteren en te kiezen. Kijk er eens van een afstandje naar.
Orden dan je post-its in clusters die voor jou relevant voelen. Plan ze bij elkaar/over elkaar. Kijk daarbij naar je doel: waar moet je jaarplan je bij helpen? Zie je een rode draad, of misschien verschillende thema’s? Of wil je het liefst het per kwartaal of maand clusteren? Alles is goed: het is jóuw plan. Beslis zelf wat jíj in het oog wilt houden.
Stap 3 - Maak het visueel
Je clusters post-its vormen al een redelijk samenhangend deel. Toch kan het visueler: want nu is alles even groot en even geel. Nu is het moment om te kijken of er een structuur of metafoor bij past. Om te bepalen wat je centraal wilt stellen, of groter wil maken dan de rest.
Heb je het gevoel dat een roadmap je helpt, omdat jouw clusters vooral lineair met elkaar samenhangen? Of heb je een tijdlijn met mijlpalen voor ogen? Zijn er verschillende clusters die samenhangen met één thema?
Kun je het voor jezelf uittekenen? Mooi. Doén. Maar het hoeft niet. Je kunt hier een PDF downloaden met visuele templates die je kunt gebruiken om je jaarplan in te vullen. Of als inspiratie voor je eigen versie.
Maak er een ruwe schets van. Het hoeft niet in één keer ‘perfect’. Gebruik de schets om de foutjes of onduidelijkheden eruit te halen. En maak daarna pas een nette versie die je ophangt, zodat je jouw ideeën/projecten/doelen/mijlpalen in het zicht houdt.
Kun je hulp gebruiken bij het maken van je jaarplan? Of wil je het in een visuele sessie met je team laten ontstaan? Ik help je er graag bij. Maak hier een vrijblijvende kennismakingsafspraak via Zoom of telefoon.
