Te veel woorden in je teamsessies, en te weinig resultaat? Als dit in jouw sessie het geval is, dan is het tijd om een andere manier te vinden. Eentje met minder woorden, maar met meer zichtbaar effect en plezier. Visueel samenwerken. Daarbij gebruik je visuele tools (zoals templates) en werkvormen om met elkaar sneller tot iets te komen.
Klinkt dit ingewikkeld? Valt wel mee. Want het enige wat je nodig hebt is wat spullen die in de gemiddelde vergaderzaal stof staan te happen: een flipover of whiteboard, wat post-its en stiften.
Oh ja, en van tevoren even nadenken over het doel en het resultaat van de sessie, zodat je met elkaar doet wat nodig is. Neem die voorbereidingstijd, en ervaar wat er gebeurt als je met elkaar zichtbaar maakt waar je het over hebt:
- je gaat het grote plaatje doorgronden en overzien
- je werkt samen aan een gemeenschappelijk beeld
- je activeert: iedereen kan meedoen
- het stimuleert eigenaarschap van iedereen, want je hebt er zelf aan bijgedragen
- het eenvoudig te delen - foto maken, doorsturen, klaar
- het helpt het onderwerp te begrijpen, onthouden, doorvertellen, omdat je het geheel écht ziet en kunt reproduceren
Hier vind je een aantal makkelijke manieren om visueel samen te werken, zonder dat je tekentalent hoeft te hebben.
Je meeting kort en krachtig begeleiden
Geef de deelnemers aan je sessie houvast en overzicht over wat je met elkaar gaat doen - en hoe ver je in dat proces bent. Gebruik een handige template voor je agenda (en actielijst) die je op een flipover of whiteboard ‘tekent’.
Handig om te doen: de onderwerpen helder en actief omschrijven (met een werkwoord!), en vul eventueel aan met doel, tijdsduur en een leeg veld om de afspraken of acties er in te schrijven. Hieronder vind je een voorbeeld.
Onderwerp afgerond? Vink het af, voeg de afspraken of acties toe en ga naar het volgende. Maak na afloop een foto van het geheel en stuur naar de deelnemers.
Betere strategische keuzes maken
Stel, je moet keuzes maken met je team. Maar je wil ook dat dat keuzes zijn die mét elkaar gemaakt worden, en waar iedereen aan kan bijdragen. Dan kan een werkvorm met een visueel grid je daar bij helpen.
Een voorbeeld: je wil met elkaar de acties voor het komende jaar/kwartaal/maand vaststellen. En je wil die afweging maken op basis van impact op bijvoorbeeld de jaarcijfers, en de kosten die ze met zich meebrengen (je kunt ook kiezen voor andere parameters, zoals tijdsduur, hoeveelheid inspanning, veel/weinig plezier,
Inventariseer allereerst met elkaar wat alle acties zijn die je wil/moet uitvoeren in die periode. Laat iedereen ze zelf op post-its schrijven - één actie per post-it. Plak om de beurt je post-its op een vlakke lege wand, zodat je ze allemaal kunt zien. Dubbelingen? Plak ze op elkaar.
Nu is het tijd om ze te plotten in een grid. Gebruik een flipover, whiteboard of groot vel papier om het template hieronder op te tekenen. Vul je parameters in. En ga daarna met elkaar de verschillende acties plakken in dat grid, op basis van de gekozen parameters. Alles geplakt? Kijk er eens met elkaar naar: welke conclusies trek je? Wat valt op?
Kies dan individueel of in de groep met elkaar wat je de komende periode prioriteit geeft. Dat kan bijvoorbeeld door stipstemmen, of door handen opsteken per actie. En kies ook bewust wat je nu (nog) niet gaat oppakken.
Maak een foto van je grid, inclusief keuzes, en deel dat met je team.
Je idee in kaart brengen
Is er een thema, project of idee in je team dat je gezamenlijk wil onderzoeken? En je wil alle invalshoeken en inzichten meenemen? Pluis het dan uit met een gezamenlijke mindmap.
Pak een flipover of groot vel papier, en schrijf in het midden het onderwerp. Als je van tevoren al subthema’s hebt die je met elkaar wil onderzoeken, schrijf die er dan omheen. Laat ook ruimte over voor invalshoeken die je zelf nog niet overziet.
Geef iedere deelnemer post-its en nodig ze uit om individueel per thema alles op te schrijven wat ze te binnen schiet. Dat kunnen ideeën, vragen, zorgen, gedroomde acties, mijlpalen zijn. Alles mag. Eén ding per post-it.
Iedereen klaar? Nodig ze één voor één uit om hun post-it te plakken op de bijbehorende plek op de mind-map en kort te zeggen wat ze er mee bedoelen. Ga nog niet in discussie, vraag alleen iets als het onduidelijk is. Dubbelingen? Plak ze bij elkaar. Lijken sommige zaken erg op elkaar? Plak ze dan ook dicht bij elkaar.
Alles geplakt? Kijk er met elkaar naar. Wat valt op? Zijn er nieuwe invallen? Voeg ze toe.
Maak een foto van het geheel, en maak dan afspraken met elkaar over de volgende stap.
Met deze drie voorbeelden kun je snel en simpel aan de slag met visueel samenwerken. Meer weten, of een werkvorm op maat? Ik help je graag met een betaalbaar visueel consult.
