Je herkent het vast wel: je rondt de sessie met je team af, en hebt eigenlijk géén idee wat je nou te doen staat. Of het nou een startsessie voor een nieuw project was, of een jaarplanmeeting: je ziet het wel in de notulen. En je gaat over tot de orde van de dag, met een suf gevoel in je hoofd van al het gepraat…
Herkenbaar? Het kan ook anders. Moet je wel bereid zijn om het anders aan te pakken. Dat kan oncomfortabel zijn, maar het levert je meer energie, helderheid en tijd op.
Het geheim: visueel samenwerken.
Visueel samenwerken, wat is dat?
Dan gebruik je visuele tools en werkvormen om met elkaar tot een resultaat te komen. Dat kan zijn een actiepuntenlijst, maar ook een jaarplan, of een nieuwe visie. Die visuele tools zijn niet zo spannend, die staan in de gemiddelde vergaderzaal stof te happen. Een flipover met papier, wat stiften - niet van die uitgedroogde, waar alleen het groen er nog van doet! - een whiteboard, een vlakke witte wand, wat post-its… Meer heb je aan materiaal niet nodig. Wat je wel nodig hebt, is een plan van aanpak.
Waarom werkt visueel samenwerken zo goed?
Het belangrijke in beeld brengen - of je het nou uittekent of een sjabloon gebruik waar je op schrijft - maakt het helderder en overzichterlijk voor elkaar. Je gaat letterlijk met hetzelfde beeld de ruimte weer uit. En omdat je bullshit niet kunt tekenen, dwingt het je ook nog om superconcreet te worden. En dat is fijn, want dan weet iedereen wat we met elkaar bedoelen.
Visueel samenwerken zorgt er ook voor dat je veel sneller tot de kern komt. Je hoeft niet eindeloos te praten om ergens uit te komen, want je kunt het laten zien - en dan merk je meteen of je begrepen wordt. Scheelt een hoop tijd, kan ik je uit ervaring zeggen.
En visuele tools die je helpen helderder te zijn en sneller tot de essentie te komen leveren een energieke sessie op, die je met meer plezier beleeft. Dag eindeloze bulletPowerPoinpresentaties, hallo duidelijk overzicht van wat je met elkaar bespreekt!
‘Ja maar, dat kan ik niet…’
Ik snap je. Er kunnen een hoop drempels zitten, en ik weet ook dat die drempels vooral in je hoofd leven. Dat het moeilijk is, want hoe pak je dat aan. Dat het te spannend is, want je weet niet hoe ze zullen reageren. Dat het misschien niet serieus genoeg is, want tekenen is voor kleuters (says who?!). Of de meest fnuikende: ja maar ik kan niet tekenen en dan lachen ze me uit.
Er is maar één manier om daar uit te komen, en dat is om het te doen. Met een goede voorbereiding en wat oefening kun je saaie sessies transformeren in miraculeuze meetings. Een paar tips hiervoor:
Tip 1: hou het simpel
Maak het niet ingewikkeld. Gebruik de tools die je al hebt, en zorg dat die het doen. Voldoende papier op de flipover, fijne gevulde stiften. Begin klein, bijvoorbeeld met een agenda op een flipover, zodat je duidelijk maakt wat je met elkaar gaat doen en in welke volgorde. Zet er bijvoorbeeld een tijdsduur en/of doel bij. Als je hier vertrouwd mee bent, kun je ook andere tools en werkvormen gebruiken.
Tip 2: het visueel werken is een tool en niet een doel
Hier kom je pas achter als je het gaat doen: als je zaken uittekent met elkaar, dan snapt iedereen dat het plaatje er niet perfect uitziet. En dat hoeft ook niet. Zie het ook als een middel om een doel te bereiken. Als je dat voor ogen houdt, wordt het veel makkelijker.
Tip 3: hou het speels
We hoeven niet aan terminale serieusheid te lijden. We leren beter als we plezier hebben, we werken fijner samen als het ook luchtig en speels mag zijn. En visueel werken roept dat al op door de middelen die je gebruikt. Iedereen wordt blijer van een tafel vol papier en gekleurde stiften dan een PowerPoint met 20 bullets per dia…
Tip 4: bereid het voor
Denk van tevoren na over het eindresultaat van je sessie. Wat moet er dan ‘zijn’? Is dat een lijst met actiepunten? Wat moet er dan gebeuren in de sessie om daar te komen? In welke volgorde? En welke visuele middelen kun je daar voor gebruiken? De flipover? Een kanbanbord? Post-its? Als je je van tevoren voorstelt wat er fysiek is na de sessie, is het makkelijker om daar naar toe te werken.
Kom je er niet goed uit maar wil je wel daar mee aan de slag? Ik help je graag met een betaalbaar visueel consult. En of dat iets voor je is, kun je in een korte kennismakingscall met me bespreken. Hier kun je die inplannen: https://cal.com/stiftshift/15min.
