Zie jij er huizenhoog tegenop om je team weer door een sessie te halen om jullie jaarplan voor te bereiden? Of pak je het weer net zo aan als de vorige keer (en al die andere keren daarvoor)? Misschien doe je het wel ‘op de hei’ in zo’n leuk zaaltje met geurige homemade appeltaart en een boerenlunch en na afloop een partijtje klootschieten. Want dat is wel fijn voor de energie, na zo’n pittige dag…
Het kan ook anders. Met een veel groter effect (hallo inspirerend jaarplan waardoor mensen in beweging komen en helder hebben waar het komende jaar naartoe gaat) en met minder moeite. Zodat de dure manuren die je in die teamsessie steekt zich dubbel en dwars uitbetalen.
Het geheim? De voorbereiding. Weten waar je naartoe wil en wat de uitkomst moet zijn. Zo specifiek mogelijk. En zo inspirerend mogelijk voor de mensen die er bij zijn. Doet jouw sessie er toe? Dan kun je maar beter een uurtje voorbereiding inplannen. Zo pak je dat aan.
Begin met de aanleiding. Waarom wil je deze sessie organiseren? Waarom wil je deze groep mensen uitnodigen om om tafel te zitten en de mouwen op te stropen?
Daarna: het doel. Wáárom is deze sessie belangrijk? Waar draagt het aan bij? En wat is het concrete, tastbare eindresultaat na afloop?
Misschien wil je als team nou eens eindelijk de koppen bij elkaar steken, want de afgelopen maanden zijn er allemaal nieuwe mensen bijgekomen en is er nog geen echt teamgevoel. Dat is dan je aanleiding.
Dan kan het je doel zijn om meer als team te gaan werken, door elkaar en de aanwezige expertise beter te leren kennen.
Het concrete eindresultaat van de sessie is bijvoorbeeld dat je in kaart hebt gebracht wat ieders talenten en sterke kanten zijn, en hoe je daar als team meer gebruik van gaat maken. Of dat je aan het eind van de middag de belangrijkste thema’s en acties voor het komende half jaar in kaart hebt gebracht, zodat iedereen weet wat je als team te doen staat.
Is je doel en eindresultaat fuzzy? Wees streng voor jezelf, en maak het concreet. Maak het ook belangrijk voor iedereen die er bij is, want anders hoef je die sessie niet te houden. Zonde van de tijd en jullie energie.
Dan: de aanwezigen. Voor en met wie is de sessie? Wat houdt deze mensen bezig, welke vragen, problemen, uitdagingen, verlangens hebben ze, als je denkt aan het doel van de bijeenkomst? Vul eens de empathy map in, om te onderzoeken of je ze wel helder in beeld hebt, en of je sessie daar op aansluit. Mensen gaan harder lopen als ze er zelf iets aan hebben. Durf dat te onderzoeken en aan tegemoet te komen.
Wat moet er dan in de sessie aan bod komen? Wat zijn de kernvragen die je wil beantwoorden? En wat heb je dan in de sessie nodig om tot antwoorden te komen? Informatie? Expertise? iets leren of oefenen? Input ophalen en vastleggen? En in welke logische volgorde?
Als je weet welke bouwstenen de sessie nodig heeft, kun je gaan bedenken welke werkvormen je daarvoor nodig hebt. Er is namelijk niets zo geestdodend als in de zendermodus gaan en een bak aan informatie en vragen over je collega’s uitstorten. Daar wil niemand mee aan de slag. Gelukkig zijn er talloze werkvormen die je individueel, in tweetallen en in groepen kunt laten uitvoeren. Een paar werkvormen vind je bijvoorbeeld in deze blog.
En waarom visuele werkvormen? Omdat je dan meteen ziet wat je bedoelt. Omdat het je brein in de actiestand zet. En omdat je dan op een overzichtelijke manier verzamelt wat je met elkaar bespreekt. Zo kan niemand de deur uit met het gevoel dat er ‘niks gebeurd is’. Dat kan met templates, maar ook door met elkaar te tekenen, of met LEGO® Serious Play® te bouwen aan een concreet verhaal.
Checklist nodig om je voorbereiding voor je teamsessie te doen? Hier kun je die downloaden, printen en invullen. Sparren over jouw sessie, of mij inschakelen om die visueel te begeleiden? Plan hier een korte call in.
