Ik was ooit een GTD-adept. Als dat je niks zegt: Getting Things Done, het productiviteitssysteem van David Allen. Met als belofte ‘als je dit systeem implementeert en onderhoudt, ben je altijd in control over je werk’.
Het systeem zelf was me te rigide, maar één belangrijk element doe ik nog steeds.
De weekly review.
Iedere week - voor mij altijd op vrijdag en héél soms op zondag - een moment nemen om stil te staan, terug én vooruit te kijken. Het doel: niks tussen wal en schip laten donderen, en met een kalm gevoel in mijn hoofd het weekend ingaan. In de wetenschap dat ik ‘alles’ op een rijtje heb en met een gerust gevoel de (werk)boel de boel kan laten.
Oh, en vieren. Vieren wat de BIG Wins van de week waren, wat ik heb geleerd, wat me heeft verrast. Want als ik niet bewust stilsta bij waar ik ben gegroeid, blijf ik hangen in alle dingen die niet goed gingen of nog verbeterd moeten.
Die weekly (p)review dus.
Waar ik eerst een checklist met ‘punten’ doorakkerde, doe ik het nu visueel. Aangepast naar mijn eigen behoefte - en dat zou jij ook moeten doen. Want als ik één ding geleerd heb van al die productiviteitssystemen en agenda’s die ik in de loop van 30 jaar heb uitgetest: one size does NOT fit all. Jij bent uniek, en je (p)review mag dat ook zijn. Grotere kans dat je dat leuker vindt om te doen én makkelijker volhoudt.
Maar hoe pak je dat aan, een visuele (p)review?
Ik gebruik daar de 4 R methode voor (zelf bedacht).
1. Resultaat
Het eind voor ogen houden. Wat moet die weekly (p)review jou opleveren? Waarom doe je het? Welk gevoel wil je na afloop er aan overhouden? Schrijf het op, want we komen er bij R nummer 4 op terug. Kost je maar een paar minuten, en levert je heel veel op. Wil je bijvoorbeeld:
- rust in je hoofd?
- overzicht krijgen?
- een voldaan gevoel?
- weten of je ‘op koers’ ligt?
- of iets anders?
2. Recept
Maak een recept voor jouw (p)review. Omdat one size does NOT fit all, mag je op zoek gaan naar je eigen size. Een recept op maat dat er voor zorgt dat JIJ stilstaat bij wat JIJ belangrijk vindt.
Neem 5 minuten de tijd om te brainstormen over wat jij belangrijk vindt om te checken of na te lopen. Denk aan mijlpalen, projecten, doelen, inboxen, postvakje, notitieboek, taakmanager, Bullet Journal, dromen, klusjes, losse eindjes, deadlines, planning, agenda, jaarplan… Je hoeft niet alles na te lopen, kies wat voor jou belangrijk is.
Bij deze stap maak ik een visueel recept. Geen lineair lijstje (vind ik saai en onoverzichtelijk), maar visueel. Omdat ik het mezelf zo makkelijk mogelijk wil maken om die (p)review in zo min mogelijk tijd en met minimaal gedoe te doorlopen. Ik leg het op een plek die ik iedere vrijdag tegenkom, en ik gebruik fijn materiaal om in te vullen.
Het begon ooit met een checklist in Evernote, en tegenwoordig gebruik ik dit template dat ik zelf maakte.
Steel het en gebruik het ter inspiratie voor je eigen recept. Of kijk eens of er andere templates zijn die je kunt aanpassen naar je eigen behoefte. Hieronder zie je een evaluatietemplate en het template dat ik gebruik voor mijn kwartaalevaluatie.
3. Ritueel
Ik maak er een ritueel van. Voor mij betekent dat: op een ‘vast’ moment, met een template dat ik iedere keer opnieuw gebruik. Ik maak er iets fijns van, met een muziekje. Misschien vind je het fijn om een kaars aan te steken, of de (p)review juist te doen op een heel andere plek dan achter je bureau.
Maak het fijn voor jezelf, zodat je er met plezier aan gaat zitten. Wanneer ga je het doen? Waar? Misschien vind je het fijn om het samen met iemand anders te doen… Alles kan, het is jouw ritueel.
4. Reflectie
Ja, de weekly (p)review zelf is al een reflectie op je week. Maar ik bedoel dat je ook kunt reflecteren op het proces en de uitkomst. Werkt het zoals je had voorzien? Levert het je op wat je had verwacht toen je je resultaat formuleerde? Durf te finetunen. Wat werkte wel, en wat niet, en pas je ritueel of je recept er op aan. Ik ging van een random checklist naar een gecombineerde checklist en invultemplate. Zo kan ik alles in één oogopslag zien.
En natuurlijk kun je deze aanpak net zo goed gebruiken voor een maand- of kwartaalevaluatie. Of je jaarafsluiting (daar schreef ik al een ander blog over, inclusief template). Maak het persoonlijk, maak het visueel en je zult zien wat het je oplevert!
